Smavendo

Datenschutzerklärung für das Portal von Smavendo

Fassung 2026-09-20, Stand 20. September 2026

Aktueller Funktionsumfang: Die KI-Unterstützung durch Mistral und die manuell ausgelösten Einladungen an recherchierte Betriebe sind eingerichtet. E-Mail-Antworten und eindeutig zugeordnete Angebots-PDFs können automatisch in den jeweiligen Vorgang übernommen werden. Externe Karten und Anbietervideos werden nur nach Ihrer Freigabe geladen. Die Messung von Seiteninteraktionen ist derzeit ausgeschaltet. E-Mail-Öffnungen und Klicks in E-Mails werden nicht gemessen. Die Verfügbarkeit weiterer optionaler Funktionen wird im Portal angezeigt.

Diese Erklärung beschreibt, wie Smavendo personenbezogene Daten im Anfrage- und Vermittlungsportal verarbeitet – also unter mein-event.smavendo.com (Kundenportal), partner.smavendo.com (Partnerportal) und admin.smavendo.com (Betreiberbereich), in den E-Mails, die aus dem Portal versendet werden. Antworten auf E-Mails werden derzeit im Postfach bearbeitet und nicht automatisch in das Portal importiert.

Für den Besuch der Website smavendo.com gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Korbinian Krinner Lorenz, Einzelunternehmer auftretend unter der Geschäftsbezeichnung Smavendo Mozartstraße 22 82319 Starnberg Telefon +49 170 1477568 E-Mail hallo@smavendo.com USt-IdNr. DE 300226957

Datenschutzanfragen: datenschutz@smavendo.com

Datenschutzbeauftragter: Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Smavendo beschäftigt weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten; die Voraussetzungen des § 38 Abs. 1 BDSG liegen nicht vor. Ihre Anliegen bearbeitet der Inhaber persönlich unter der oben genannten Adresse.

2. Hosting und technische Bereitstellung

Das Portal wird betrieben bei

netcup GmbH, Karlsruhe. Die E-Mail-Postfächer werden weiterhin bei webgo GmbH, Hamburg, betrieben. Verschlüsselte Sicherungskopien werden auf einer Storage Box der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, gespeichert. Die Dienstleister werden für Hosting, Versand und Sicherung im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO eingesetzt.

Beim Aufruf des Portals verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten. Das reguläre Portal-Zugriffsprotokoll enthält Zeitpunkt, Portalhost, HTTP-Methode, Status, Datenmenge und Antwortdauer, jedoch keine IP-Adresse, vollständige URL, Formularinhalte oder Anmeldetoken. Fehler- und Sicherheitsprotokolle können IP-Adressen und Fehlerkontext enthalten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Diese Logdateien werden nach höchstens 14 Tagen gelöscht oder gekürzt, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

3. Konto, Anmeldung und Single Sign-on

3.1 Kundenkonto

Ein Kundenkonto entsteht automatisch, sobald Sie eine Anfrage absenden. Verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift (soweit angegeben), Firma und Kundentyp (privat oder Firma), Rolle, Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie die von Ihnen ausgelösten Vorgänge.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin und Durchführung des Nutzungsverhältnisses).

3.2 Anmeldelink („Magic Link")

Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen signierten Link, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Er ist 30 Minuten gültig. Verarbeitet werden Ihre E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt der Anmeldung. Die Rückmeldung des Anmeldeformulars ist immer dieselbe – auch bei unbekannter Adresse –, damit sich über das Formular keine Adressen ausprobieren lassen.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3.3 Anmeldung über Google oder Microsoft (optional)

Sofern eingerichtet, können Sie sich mit einem bestehenden Google- oder Microsoft-Konto anmelden. Das ist freiwillig; ohne diese Anmeldung steht Ihnen der Anmeldelink offen.

Nutzen Sie diesen Weg, wird eine Verbindung zu

aufgebaut. Der jeweilige Anbieter erfährt dadurch, dass Sie sich bei unserem Portal anmelden. Wir erhalten von ihm Ihre E-Mail-Adresse, Ihren angezeigten Namen und eine Kennung des dortigen Kontos; wir speichern die Kennung, um Ihr Konto beim nächsten Mal wiederzuerkennen. Ein neues Konto entsteht über diesen Weg nicht – verknüpft wird ausschließlich über eine bereits vorhandene E-Mail-Adresse.

Eine Übermittlung in die USA ist dabei nicht auszuschließen. Beide Konzerne sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023, Artikel 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit der Wahl dieses Anmeldeweges erteilen; Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Verknüpfung lösen oder uns schreiben. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

4. Anfrage und Weitergabe an Partnerbetriebe

4.1 Ihre Anfrage

Mit der Anfrage verarbeiten wir: Anlass, Termin oder Zeitraum, Ort und Postleitzahl, Region, Gästezahl oder Gästestufe, gewünschte Leistungen und Kategorien, Budgetrahmen, den Stand der Location, Ihre Freitexte und Nachricht, die gewählte Rückmeldefrist sowie – bei Anfragen über das Website-Formular – den Zeitpunkt der Bestätigung der Datenschutzhinweise. Eine IP-Adresse oder Browserkennung speichern wir dabei nicht.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.2 Weitergabe an Partnerbetriebe – was der Anbieter wann sieht

Damit Sie Angebote erhalten, geben wir Ihre Anfrage an ausgewählte Partnerbetriebe weiter. Weitergegeben werden dabei die Eckdaten der Veranstaltung – Anlass, Termin oder Zeitraum, der ungefähre Veranstaltungsort nach Ziffer 4.4, Gästezahl, gewünschte Leistungen und Ihre Nachricht (Ihren Budgetrahmen sehen die Betriebe nicht) – sowie Ihr Vor- und Nachname und die Angabe, ob Sie als Privatperson oder als Unternehmen anfragen.

Ihre Kontaktdaten bleiben bis zur Buchung verborgen. Firmenname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift und die genaue Adresse des Veranstaltungsortes übermitteln wir einem Partnerbetrieb erst, wenn eine Buchung zustande gekommen ist – also mit Ihrer Annahme des Angebots (§ 5.2 der AGB). Weder die Zusage eines Betriebs, ein Angebot abgeben zu wollen, noch das abgegebene Angebot selbst geben diese Angaben frei.

Was sieht der Anbieter wann

Angabe vor Abgabe eines Angebots nach Abgabe seines Angebots nach der Buchung
Vorname und Nachname ja ja ja
Privatperson oder Unternehmen ja ja ja
Eckdaten der Veranstaltung ja ja ja
Ort der Veranstaltung nur versetzter Punkt mit 1-km-Umkreis (Ziffer 4.4) nur versetzter Punkt – es sei denn, Sie geben die Adresse frei genaue Adresse
Firmenname „— noch nicht sichtbar —" „— noch nicht sichtbar —" ja
Telefonnummer, E-Mail-Adresse „— noch nicht sichtbar —" „— noch nicht sichtbar —" ja
Anschrift „— noch nicht sichtbar —" „— noch nicht sichtbar —" ja
Eventdetails ohne die Ansprechperson am Eventtag (Ziffer 5b) ja, soweit ausgefüllt ja ja
Ansprechperson am Eventtag: Vorname und Rolle (Ziffer 5b) „— noch nicht sichtbar —" „— noch nicht sichtbar —" ja – nur der gebuchte Betrieb
Hinweise aus dem Abgleich (Ziffer 5c) ja, soweit sein Angebot betroffen ist ja ja
Ihre Notizen und Ihre Bewertung eines Angebots (Ziffer 13.2) nein nein nein – nur Durchschnittswerte ab fünf verschiedenen Kunden
Budget und Checkliste (Ziffer 5a) nein nein nein
Nutzungsmessung (Ziffer 9a) nein nur Mittelwerte ab fünf bzw. zehn verschiedenen Kunden nur Mittelwerte

Bis zur Buchung sieht ein Partnerbetrieb damit von Ihnen ausschließlich Ihren Namen, Ihre Kundenart und die Sache selbst – einschließlich der Eventdetails, soweit Sie sie ausfüllen (Ziffer 5b).

Empfänger sind die jeweils zugeordneten Partnerbetriebe. Welche Betriebe eine Anfrage erhalten haben, sehen Sie in Ihrem Kundenkonto, sobald sie ein Angebot abgegeben haben.

Wer wofür verantwortlich ist. Smavendo und der Partnerbetrieb sind jeweils eigenständige Verantwortliche, nacheinander: Smavendo entscheidet allein über die Erhebung Ihrer Daten, ihre Zuordnung zu passenden Betrieben und ihre Bereitstellung im Portal. Der Partnerbetrieb entscheidet allein über das, was er mit den ihm zugänglichen Angaben tut – Kalkulation, Angebot, Absprache mit Ihnen, Durchführung und Rechnung; er wird im Erfolgsfall Ihr Vertragspartner. Zwecke und Mittel legen beide nicht gemeinsam fest; eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Artikel 26 DSGVO besteht nicht, und der Partnerbetrieb ist auch kein Auftragsverarbeiter von Smavendo.

Was der Partnerbetrieb Ihnen gegenüber einhalten muss. Jeder Partnerbetrieb hat sich Smavendo gegenüber verpflichtet (Ziffer 13 des Kooperationsvertrages), Ihre Daten nur für Ihren Auftrag zu verwenden, sie nicht für Werbung oder Newsletter zu nutzen und nicht weiterzugeben, sie angemessen zu sichern, sie nach Ende des Vorgangs zu löschen – ohne Vertrag spätestens nach 30 Tagen, sonst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – und Smavendo eine Datenschutzverletzung binnen 24 Stunden zu melden.

An wen Sie sich wenden. Ihre Rechte (Ziffer 17) können Sie gegenüber Smavendo und gegenüber dem Partnerbetrieb geltend machen. Smavendo ist Ihre Anlaufstelle: Betrifft ein Anliegen den Partnerbetrieb, leiten wir es binnen drei Werktagen an ihn weiter und sagen Ihnen das. Sollte für einzelne Schritte doch eine gemeinsame Verantwortlichkeit angenommen werden, gilt diese Aufteilung als Vereinbarung nach Artikel 26 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – ohne diese Weitergabe lässt sich die von Ihnen angeforderte Vermittlung nicht durchführen.

4.3 Weiterleitung an recherchierte Betriebe ohne Portalkonto

Zum Aufbau des Netzwerks leiten wir Anfragen auch an recherchierte Betriebe weiter, die noch kein Portalkonto haben. Diese Betriebe erhalten die Eckdaten über eine signierte, 30 Tage gültige Adresse – ohne Ihre Kontaktdaten. Auch hier gilt Ziffer 4.2: Ihre Kontaktdaten werden erst mit einer Buchung übermittelt.

4.4 Ungefährer Veranstaltungsort: Geokodierung, Versatz und Fahrzeit

Damit ein Betrieb Anfahrt und Machbarkeit einschätzen kann, ohne die Adresse Ihrer Veranstaltung zu kennen, arbeiten wir mit einem versetzten Standort.

Geokodierung. Ihre Ortsangabe rechnen wir in Koordinaten um. Das geschieht auf einem von uns selbst betriebenen Dienst auf unserem Server (Software Nominatim auf Grundlage der Daten des OpenStreetMap-Projekts). Ihre Adresse verlässt dabei unseren Server nicht; eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Versatz. Aus der genauen Koordinate berechnen wir einmalig je Anfrage einen zufällig um 200 bis 900 Meter versetzten Punkt und speichern ihn. Dem Partnerbetrieb wird ausschließlich dieser Punkt mit einem Umkreis von einem Kilometer angezeigt. Weil der Versatz nur einmal berechnet wird, lässt er sich nicht durch wiederholtes Aufrufen herausmitteln. Die genaue Koordinate ist ausschließlich uns bekannt.

Fahrzeit. Die Fahrzeit vom Standort des Betriebs zum versetzten Punkt berechnen wir über einen ebenfalls selbst betriebenen Routing-Dienst (Software Valhalla, Daten des OpenStreetMap-Projekts) auf unserem Server. Dafür geokodieren wir auch die Geschäftsadresse des Partnerbetriebs und speichern deren Koordinate in seinem Profil.

Kartenbild (optional). Ergänzend kann im Partnerportal ein einfaches statisches Kartenbild eingeblendet werden. Diese Darstellung ist konfigurierbar und kann abgeschaltet werden. Ist sie eingeschaltet, wird das Bild von staticmap.openstreetmap.de abgerufen; dabei wird die versetzte Koordinate an die OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich, übermittelt. Ihre genaue Adresse wird dabei nicht übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Artikel 45 DSGVO). Ist die Darstellung abgeschaltet, findet diese Übermittlung nicht statt.

Freiwillige Freigabe der Adresse. Sie können die genaue Adresse mit einem Haken für die Angebotserstellung freigeben. Das ist freiwillig; Rechtsgrundlage ist insoweit Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), widerruflich mit Wirkung für die Zukunft. Ohne Freigabe entsteht Ihnen kein Nachteil.

Rechtsgrundlage für Geokodierung, Versatz und Fahrzeitberechnung ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – ohne eine Ortsangabe lässt sich die von Ihnen angeforderte Vermittlung nicht durchführen –, für den Versatz selbst zusätzlich Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Der Versatz dient allein Ihrem Schutz, weil er die Anfahrtsberechnung ermöglicht, ohne den Veranstaltungsort preiszugeben. Mit einer Buchung erhält der gebuchte Betrieb die genaue Adresse, weil er die Veranstaltung erreichen muss (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

5. Angebote, Buchung und Vertragsdurchführung

Zu jedem Angebot verarbeiten wir Leistungsbezeichnung und -beschreibung, Preis, Bezugsgröße, Gültigkeit, Nachrichten und Anhänge sowie den Bearbeitungsstand und die Fristen. Nach Ihrer Annahme entstehen Buchung, Auftragsbestätigung und – im Verhältnis zum Partnerbetrieb – die Provisionsabrechnung.

Zu jeder Anfrage führt das Portal ein Ablauf-Log: Eingang, Zuordnung mit Frist, Weiterleitung, Angebotsabgabe und Annahme mit Buchungsnummer. Es dient dem Nachweis gegenüber den Partnerbetrieben, dass eine Anfrage über das Portal kam (Ziffer 4.3 des Kooperationsvertrages). Angaben zu Ihrer Person stehen dort nicht – nur Vorgangsnummer, Betrieb, Empfängeradresse des Betriebs und Zeitpunkt. Bei Nachrichten an Kunden bleibt das Adressfeld leer.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für das Ablauf-Log zusätzlich Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit der eigenen Vermittlungsleistung).

5.1 Kalender des gebuchten Partnerbetriebs

Der Partnerbetrieb sieht seine Buchungen in einem Kalender im Partnerportal. Er kann diesen Kalender über eine persönliche, geheime Adresse in sein eigenes Kalenderprogramm (Outlook, Apple Kalender, Google Kalender) übernehmen. In diesem Abonnement stehen je Buchung nur Termin, Anlass, Buchungsnummer, Postleitzahl und Ort, Gästezahl und der Stand der Buchung – nicht Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, die genaue Adresse oder der Preis; dafür führt ein Link zurück ins Portal.

Nutzt der Betrieb einen Kalenderdienst mit Servern außerhalb der Europäischen Union (etwa Google Kalender oder iCloud), ruft dieser Dienst die genannten Angaben dort ab. Das veranlasst der Partnerbetrieb als eigener Verantwortlicher (Ziffer 4.2); Smavendo hält den Umfang deshalb bewusst so klein, dass sich aus dem Abonnement allein kein Bezug zu Ihrer Person ergibt. Die Adresse gilt zwölf Monate, lässt sich vom Betrieb jederzeit widerrufen und endet mit seiner Sperrung. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Ihres Auftrags durch den gebuchten Betrieb).

5.2 Vorab-Angebote

Schickt ein Betrieb sein Angebot als Dokument per E-Mail an Smavendo, erfassen wir Preis, Leistungen, Gültigkeit und Stornobedingungen daraus im Portal und zeigen es Ihnen als Vorab-Angebot (§ 5.1a der AGB). Das Dokument wird dabei auch maschinell ausgelesen (Ziffer 12.1 Nr. 4). Vor seiner persönlichen Freigabe kann der Betrieb auch noch ohne Portalkonto sein. „Buchung anfragen“ ist unverbindlich und löst keine automatische Offenlegung Ihrer Kontaktdaten wie bei einer abgeschlossenen Buchung aus. Zur Anbieterfreigabe speichern wir Konto, Zeitpunkt und Prüfsumme des Angebotsstands. Erkannte Abweichungen von Veranstaltungsdatum oder Uhrzeiten werden dem betroffenen Betrieb im Portal und per E-Mail mitgeteilt. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für den Nachweis zusätzlich Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung). Die Aufbewahrungsregeln für Vorgangsdaten gelten entsprechend.

5.3 Vertragsarchiv

Bei jedem Vertragsschluss sendet das Portal eine Zusammenfassung des Vertrages mit den zugehörigen Dokumenten an ein internes Archivpostfach von Smavendo (bei der webgo GmbH, Ziffer 2). Sie enthält Ihre Vertrags- und Kontaktdaten, die Angaben des Partnerbetriebs, das Angebot mit Stornobedingungen und das Zustimmungsprotokoll nach Ziffer 6 und 7 einschließlich IP-Adresse und Browserkennung. Zweck ist ein Nachweis des Vertragsschlusses, der auch bei einem Ausfall des Portalservers verfügbar bleibt. Zugriff hat allein der Inhaber. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung) und, soweit steuerrelevant, Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO. Speicherdauer wie die Vorgangsdaten nach Ziffer 15.3.

5a. Ihre Planung: Budget, Checkliste und eingeplante Angebote

Zu jeder Anfrage können Sie ein Planungsbudget führen (Gesamtbetrag, Einzelposten, Bemerkungen), eine Checkliste anlegen (Aufgaben, Fälligkeiten, Erledigungsvermerke) und Angebote als eingeplant markieren. Wir speichern diese Angaben mit dem Zeitpunkt der letzten Änderung und der Person, die sie vorgenommen hat. Bei mehreren Events bleiben Budget, Checkliste und Planungsangaben jeweils der einzelnen Anfrage zugeordnet. Eigene Aufgaben können ergänzt, bearbeitet und als erledigt markiert werden. Die Einstellung, ob Sie weitere Angebote wünschen, speichern wir ebenfalls an dieser Anfrage. Einladungen geben nur Zugriff auf die jeweils freigegebene Anfrage.

Für Partnerbetriebe sind diese Angaben zu keinem Zeitpunkt sichtbar – auch nicht aggregiert. Zugriff haben Sie selbst, die von Ihnen eingeladenen Personen (Ziffer 8a) und der Betreiber, um Sie beraten und den Vorgang bearbeiten zu können.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsverhältnisses, das diese Planungsfunktionen umfasst).

5a.1 Rückmeldungen, Aktivitätsstatus und freiwilliges Absagefeedback

Nachrichten, Vorauswahl und Entscheidungen zur Anfrage setzen einen allgemeinen Bearbeitungsstatus und den Zeitpunkt der letzten Kundenreaktion. Zugeordnete Anbieter sehen lediglich, ob der Kunde Angebote prüft, im Austausch ist oder seit sieben Kalendertagen nicht reagiert hat. Login und Seitenaufrufe zählen nicht als Reaktion. Andere Anbieter, deren Preise und Gesprächsinhalte werden nicht offengelegt. Die privaten Budgetdaten bleiben verborgen.

Absagen und aktive Angebotsrückzüge werden der betroffenen Gegenseite mitgeteilt. Nach sieben Tagen ohne Reaktion können offene Angebote einen Wochenhinweis auslösen. Versandaufträge und ihr Zustellstatus werden zur zuverlässigen Abwicklung gespeichert. Rechtsgrundlage für diese angeforderten Funktionen ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Es gelten die Fristen für Vorgangsdaten in Ziffer 15.

Absagegründe und Kommentare sind freiwillig und werden einem Anbieter nur bei ausdrücklicher Auswahl der Weitergabe durch den Kunden übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt zur Ausführung dieser vom Kunden gewünschten Rückmeldung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Alternativ werden für ausschließlich anonymes Portalfeedback nur globale Zähler vorgegebener Gründe gespeichert, ohne IDs von Kunden, Anfragen oder Angeboten und ohne individuelle Zeitstempel. Freitext ist für diese Variante nicht vorgesehen. Es entstehen keine personenbezogenen Einzelantworten in der anonymen Statistik; deshalb kann ein einzelner Beitrag daraus später nicht identifiziert werden. Anbieter erhalten diese Gründe nicht.

5b. Eventdetails zu Ihrer Veranstaltung

Was wir verarbeiten. Nach dem Absenden Ihrer Anfrage können Sie im Portal einen Fragebogen zu den Eventdetails ausfüllen. Verarbeitet werden dabei die Angaben, die Sie machen: Art der Location, Stockwerk, Aufzug, Türbreite, Zufahrt, Entfernung vom Parkplatz, Parken und Anlieferung, Zeitplan des Tages, Wetter- und Regenplan, Untergrund, verfügbare Flächen, Stromanschluss (Schuko, CEE 16 A, CEE 32 A, Entfernung, Generator), Wasser und Abwasser, Auflagen zu Lärm, Musikende und offenem Feuer, Barrierefreiheit der Örtlichkeit, die Anwesenheit von Kindern sowie je Gewerk einige Zusatzangaben. Zu jeder Angabe speichern wir den Zeitpunkt der letzten Änderung, die Person, die sie vorgenommen hat, und ob sie aus einer Rückfrage übernommen wurde (Ziffer 12.5).

Ansprechperson am Eventtag. Dazu verarbeiten wir ausschließlich einen Vornamen und eine Rolle – etwa „Anna, Hochzeitsplanerin". Nachname, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse dieser Person fragen wir nicht ab; bitte tragen Sie sie auch nicht in die Freitextfelder ein.

Ernährungsformen ohne Personenbezug. Nach Ernährungsformen und Unverträglichkeiten der Gäste fragen wir ausschließlich als Anzahl je Ernährungsform – etwa „4 vegetarisch, 2 vegan, 1 glutenfrei". Eine Zuordnung zu einzelnen Gästen ist im Fragebogen nicht vorgesehen. Diese Angaben sind daher keine Gesundheitsdaten im Sinne des Artikel 9 DSGVO: Sie lassen keinen Rückschluss auf eine bestimmte oder bestimmbare Person zu. Dasselbe gilt für die Fragen zur Barrierefreiheit – gefragt wird nach der Örtlichkeit (Stufen, Aufzug, Türbreite), nicht nach dem Gesundheitszustand einer Person. Bitte tragen Sie auch in Freitextfelder keine Angaben ein, die sich einer bestimmten Person zuordnen lassen; für die Kalkulation eines Angebots sind sie nicht erforderlich. Erreichen uns solche Angaben dennoch, entfernen wir sie.

Empfänger. Die Eventdetails erhalten die Ihrer Anfrage zugeordneten Partnerbetriebe – auch solche, die noch kein Angebot abgegeben haben. Die Angabe zur Ansprechperson am Eventtag erhält nur der gebuchte Betrieb und erst mit der Buchung. Zugriff haben außerdem die von Ihnen eingeladenen Personen (Ziffer 8a) und der Betreiber. Die Partnerbetriebe sind insoweit eigene Verantwortliche; sie dürfen die Angaben vertraglich nur für Ihr Angebot verwenden, nicht an Dritte weitergeben und nicht dauerhaft außerhalb des Portals speichern (Ziffer 6e.1 des Kooperationsvertrages).

Zweck ist die Erstellung passender Angebote und die Vermeidung von Rückfragen: Sie beschreiben die Gegebenheiten vor Ort einmal, statt sie jedem Betrieb einzeln zu erklären.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die Angaben dienen der von Ihnen angeforderten Vermittlung.

Freiwilligkeit. Der Fragebogen ist freiwillig. Jede Frage können Sie offen lassen oder mit „weiß ich noch nicht" beantworten, jede Angabe jederzeit ändern oder wieder entfernen. Ein Nachteil entsteht Ihnen daraus nicht; ein Angebot rechnet an dieser Stelle dann mit einer Annahme.

Speicherdauer: wie die übrigen Daten des Vorgangs (Ziffer 15.3).

5c. Anforderungsprofile der Partnerbetriebe und der automatische Abgleich

Anforderungsprofil. Zu jeder Leistung hinterlegt ein Partnerbetrieb, was er vor Ort braucht: Maße, Gewicht, Fläche, Strom, Wasser, Auf- und Abbauzeit, Untergrund, Wetterschutz, Zufahrt, Lärmentwicklung und Personal. Das sind Angaben über den Betrieb und seine Ausstattung, keine Daten über Sie. Sie werden Ihnen in der Angebotskarte angezeigt; der Betreiber sieht sie überall. Rechtsgrundlage gegenüber dem Partnerbetrieb ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Ziffer 6e.2 des Kooperationsvertrages.

Abgleich. Haben Sie Eventdetails ausgefüllt, vergleicht das Portal sie nach festen Regeln mit dem Anforderungsprofil und erzeugt daraus Hinweise – etwa „Türbreite 70 cm, benötigt werden 80 cm". Ein Sprachmodell ist daran nicht beteiligt; eine Übermittlung an den Dienstleister nach Ziffer 12.3 findet für den Abgleich nicht statt. Die Hinweise sehen Sie, der jeweils betroffene Partnerbetrieb und der Betreiber. Gespeichert werden das Ergebnis und der Zeitpunkt seiner Berechnung.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall. Der Abgleich ist ein Hinweis. Er schließt kein Angebot aus, ordnet die Angebote nicht um und trifft keine Entscheidung über Sie. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Artikel 22 DSGVO findet nicht statt; über das Angebot entscheidet der Partnerbetrieb, über die Buchung entscheiden Sie.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – der Abgleich ist Teil der Vermittlung, die Sie angefordert haben. Speicherdauer: wie die übrigen Daten des Vorgangs (Ziffer 15.3).

6. Buchung und Auftragsbestätigung: IP-Adresse, Browserkennung und Prüfsummen

6.1 Ihre Zustimmungen beim Buchungsklick

Schon beim Buchen – also beim Klick auf „Zahlungspflichtig buchen“ beziehungsweise „Verbindlich buchen“ – halten wir zu jeder Erklärung fest, die Sie dabei abgeben (Zustimmung zu den AGB, Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung und, falls Sie sie abgeben, das ausdrückliche Verlangen des vorzeitigen Leistungsbeginns nach § 356 Abs. 4 BGB):

Was der Partnerbetrieb davon erfährt. Mit der Annahmemitteilung bekommt der Betrieb einen Nachweis des Vertragsschlusses. Darin stehen ausschließlich Ihr Name, der Zeitpunkt, die Fassung der Rechtstexte, die Bezeichnungen der abgegebenen Erklärungen und die ersten 16 Zeichen der Prüfsumme. IP-Adresse und Browserkennung erhält der Partnerbetrieb nicht. Sie verbleiben bei Smavendo und werden nur auf Anforderung im Streitfall herausgegeben – etwa wenn der Betrieb die Einbeziehung seiner Bedingungen gerichtlich belegen muss. Für die laufende Vertragsdurchführung sind sie beim Betrieb nicht erforderlich (Grundsatz der Datenminimierung, Artikel 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrages, den Sie mit dem Buchungsklick schließen) sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit elektronisch abgegebener Erklärungen; im Streit trägt der Unternehmer die Beweislast, § 312k Abs. 2 BGB).

6.2 Ihre Bestätigung der Auftragsbestätigung

Bestätigen Sie eine Auftragsbestätigung – digital im Portal, durch Hochladen des unterschriebenen Dokuments oder über einen signierten Link aus einer E-Mail –, speichern wir zusätzlich:

Zweck ist der Nachweis, dass und wann die Bestätigung abgegeben wurde. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur im Sinne des Artikel 3 Nr. 10 der Verordnung (EU) 910/2014; ihr Beweiswert hängt von der Nachvollziehbarkeit des Protokolls ab.

Das Dokument selbst nennt weder Ihre IP-Adresse noch Ihre Browserkennung: Es geht auch an den Partnerbetrieb. Es verweist stattdessen darauf, dass das vollständige Protokoll bei Smavendo vorliegt.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrages) sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit elektronisch abgegebener Erklärungen).

Wo sonst noch. IP-Adresse und Browserkennung speichern wir im Portal ausschließlich an den beiden in dieser Ziffer genannten Stellen – beim Buchungsklick (Ziffer 6.1) und bei der Bestätigung der Auftragsbestätigung (Ziffer 6.2). Die Reichweitenmessung in E-Mails (Ziffer 9) und die Nutzungsmessung im Portal (Ziffer 9a) kommen ausdrücklich ohne beides aus.

7. Zustimmungsprotokoll zu AGB, Widerrufsbelehrung und Kooperationsvertrag

Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen und AGB, der Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung oder – als Partnerbetrieb – dem Kooperationsvertrag zu, speichern wir:

Was davon beim Buchungsklick anfällt und was der Partnerbetrieb davon erfährt, steht ausführlich in Ziffer 6.1.

Zweck ist der Nachweis der Einbeziehung der Bedingungen und der Erfüllung unserer Informationspflichten.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312f BGB und Artikel 246a EGBGB (gesetzliche Nachweis- und Dokumentationspflichten) sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit). Ohne die IP-Adresse ließe sich eine bestrittene Zustimmung nicht belegen; sie wird ausschließlich zu diesem Zweck gespeichert und für keine andere Auswertung verwendet.

8. Gespräch im Portal: Maskierung, Fassungen, Einsicht und Einstellungen

8.1 Der Gesprächsfaden

Zu jedem Angebot gibt es einen Gesprächsfaden zwischen Ihnen und dem Partnerbetrieb. Gespeichert werden Absender, Zeitpunkt und Text jeder Nachricht sowie der Weg, auf dem sie eingegangen ist (Portal oder E-Mail). Der gemeinsame Gesprächsfaden ist für die berechtigten Personen beider Teams zugänglich und bleibt dem jeweiligen Angebot und Event zugeordnet. Die Chatübersicht ändert diese Zugriffsrechte nicht.

Wenn Sie eine Angebotsstelle zitieren und kommentieren, wird der übernommene Text mit Ihrem abgesendeten Kommentar als Nachricht im Faden gespeichert. Der bloße Nachrichtenentwurf ändert das Angebot nicht. Für abgesendete Kommentare gelten dieselben Empfänger, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen wie für andere Chatnachrichten. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8.2 Maskierung

Solange keine Buchung besteht, ersetzt das Portal in Nachrichten des Kundenteams erkannte Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Internetadressen durch ●●●●. Nachrichten des Anbieterteams werden im Chat unmaskiert angezeigt. Am Angebot hinterlegte geschäftliche Telefonnummern und E-Mail-Adressen des Betriebs sind auch vor einer Buchung erreichbar (Ziffer 9.3); dies gibt die geschützten Kundendaten nicht automatisch frei.

Namen werden nicht maskiert: Ihr Vor- und Nachname ist für den Partnerbetrieb sichtbar, dessen Firmenname für Sie. Ohne die Namen wäre der Gesprächsfaden für beide Seiten unbrauchbar; sichtbar ist damit nicht mehr, als der Partnerbetrieb nach Ziffer 4.2 ohnehin erhält. Ebenfalls unverändert bleiben Preise, Termine, Uhrzeiten, Personenzahlen sowie Postleitzahl und Ort. Ihr Firmenname, Ihre Anschrift und die genaue Adresse des Veranstaltungsortes werden dem Partnerbetrieb bis zur Buchung grundsätzlich nicht vom Portal übermittelt; eine freiwillige Adressfreigabe nach Ziffer 4.4 bleibt möglich; schreiben Sie sie selbst in eine Nachricht, teilen Sie sie freiwillig mit.

Vor dem Absenden weist das Portal Sie in einer Hinweis-Sprechblase darauf hin, wenn Ihre Nachricht eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder eine Internetadresse enthält; Sie entscheiden, ob Sie sie ändern oder trotzdem senden. Auch bei Benachrichtigungen an den Partnerbetrieb bleibt die Maskierung von Kundennachrichten vor der Buchung maßgeblich. Mit der Buchung entfällt die Maskierung rückwirkend für den gesamten Faden.

8.3 Speicherung des Originals und Einsicht durch den Betreiber

Zu jeder Nachricht speichern wir zwei Fassungen: das unveränderte Original und die maskierte Fassung. Die Anzeige im Gespräch richtet sich nach Ziffer 8.2. Der Betreiber von Smavendo kann das Original einsehen.

Interessenabwägung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO:

Sie können dieser Verarbeitung nach Artikel 21 DSGVO widersprechen (Ziffer 17). Ein Widerspruch führt dazu, dass wir das Gespräch im Portal für Sie nicht mehr anbieten können; die Kommunikation läuft dann außerhalb des Portals.

8.4 Bearbeitete und zurückgezogene Nachrichten: frühere Fassungen

Jede Seite kann ihre letzte Nachricht bearbeiten, solange die andere Seite nicht geantwortet hat, und sie statt eines Löschens zurückziehen. Dabei speichern wir jede frühere Fassung einer Nachricht – jeweils im Original und in der maskierten Fassung (Ziffer 8.3) – zusammen mit dem Zeitpunkt der Änderung. Bei einer zurückgezogenen Nachricht bleibt der ursprüngliche Text gespeichert; die Gegenseite sieht nur noch „Nachricht zurückgezogen".

Zweck ist der Nachweis dessen, was tatsächlich geschrieben wurde. Ohne die früheren Fassungen ließe sich eine Beschwerde über eine nachträglich geänderte Zusage nicht aufklären, und die Bearbeitungsmöglichkeit wäre ein Weg, Belege zu beseitigen.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Beleg im Streitfall und die Erkennung von Missbrauch. Ihre Interessen sind berücksichtigt, indem frühere Fassungen ausschließlich der Betreiber einsehen kann – die Gegenseite sieht stets nur die aktuelle Fassung mit dem Vermerk „bearbeitet" –, indem jede Einsichtnahme in eine unmaskierte Fassung protokolliert wird und indem die Maskierung nach Ziffer 8.2 auf jede Fassung angewandt wird. Die Speicherdauer entspricht der der Nachricht selbst (Ziffer 15.3).

Hatte die Gegenseite die Nachricht bereits gelesen, erhält sie eine Benachrichtigung darüber, dass die Nachricht ergänzt wurde. Gespeichert wird dazu, dass und wann benachrichtigt wurde.

8.5 Anhänge im Gespräch

Sie und der Partnerbetrieb können Nachrichten Dateien beifügen (PDF, JPG, PNG bis 10 MB je Datei). Wir speichern die Datei, ihren Namen, ihre Größe, ihren Typ und die Zuordnung zur Nachricht. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Speicherdauer entspricht der der zugehörigen Nachricht.

Die Maskierung nach Ziffer 8.2 erfasst den Inhalt von Anhängen nicht. Was Sie in einem Anhang mitteilen – etwa eine Telefonnummer in einem Grundriss oder in einem Ablaufplan –, teilen Sie freiwillig mit und erreicht die Gegenseite unverändert. Bitte prüfen Sie Anhänge vor dem Senden daraufhin. Enthält ein Anhang besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO, laden Sie ihn bitte nicht in das Portal.

8.6 Ihre Einstellungen: Ruhezeit und Stummschaltung

Persönliche Chatbenachrichtigungen. Berechtigte Mitglieder des Kunden- und Anbieterteams können E-Mail-Benachrichtigungen je Gespräch für sich einstellen. Wir speichern diese Auswahl mit Benutzerkonto und Angebot. Die Einstellung ändert weder den gemeinsamen Verlauf noch die Einstellungen anderer Teammitglieder. Für die Zustellung speichern wir außerdem die Zuordnung von Nachricht und Empfänger sowie Fälligkeit und Erledigung der Benachrichtigung.

Ruhezeit. Nachrichten eines Partnerbetriebs, die zwischen 21:00 und 08:00 Uhr eingehen, werden sofort gespeichert; die Benachrichtigung darüber erhalten Sie gesammelt ab 8:00 Uhr. Sie können diese Voreinstellung in Ihrem Konto abschalten. Gespeichert wird dazu der Schalterzustand in Ihrem Konto sowie, dass eine Benachrichtigung zurückgestellt und wann sie versendet wurde.

Stummschaltung. Sie können einen Partnerbetrieb je Angebot stummschalten; dann unterbleibt die Benachrichtigung zu diesem Faden. Gespeichert wird die Stummschaltung mit Angebot, Zeitpunkt und Zustand. Der Partnerbetrieb erfährt davon nichts – die Angabe wird ihm weder angezeigt noch in einer Kennzahl verwendet.

Rechtsgrundlage für beides ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Einstellungen sind Teil der Portalnutzung, die Sie mit uns vereinbart haben. Sie werden gespeichert, bis Sie sie ändern, längstens bis zur Löschung Ihres Kontos.

8.7 Reaktionszeit der Partnerbetriebe

Schreiben Sie in einen Gesprächsfaden, misst das Portal, wie viel Zeit bis zur Antwort des Partnerbetriebs vergeht, und bildet daraus je Partnerbetrieb einen Mittelwert (Median). Verarbeitet werden dafür ausschließlich die Zeitstempel der Nachrichten – keine Inhalte.

Die Kennzahl beschreibt den Partnerbetrieb, nicht Sie. Sie wird dem Partnerbetrieb aggregiert angezeigt und im Partnergespräch besprochen; sie lässt keinen Rückschluss auf einzelne Kunden zu, wird Ihnen nicht angezeigt und beeinflusst die Reihenfolge der Angebote nicht.

Rechtsgrundlage gegenüber dem Partnerbetrieb ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit Ziffer 9a.4 des Kooperationsvertrages; die Messung ist dort ausdrücklich vereinbart. Soweit dabei Zeitstempel Ihrer Nachrichten verwendet werden, ist dies für die Durchführung der Portalnutzung erforderlich (Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); ein Personenbezug zu Ihnen entsteht in der Kennzahl selbst nicht. Die Zeitstempel unterliegen der Speicherdauer der Nachrichten; die aggregierte Kennzahl wird ohne Personenbezug zu Ihnen fortgeschrieben.

8.8 Wer wann schreiben kann

Das Portal prüft anhand der Nachrichten im jeweiligen Faden, ob das Anbieterteam seine erste Nachricht bereits gesendet hat und ob das Kundenteam schon geschrieben hat. Bis zur ersten Kundennachricht kann das Anbieterteam insgesamt eine Nachricht senden; eine Rückfrage vor der Angebotsabgabe zählt mit. Danach ist das Gespräch im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte dauerhaft zum Schreiben freigegeben. Angebotsentscheidungen und ein Ablauf von 30 Tagen nach dem Event schließen den Faden nicht automatisch. Das verlängert die Aufbewahrungsfristen nach Ziffer 15 nicht. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Speicherdauer wie beim zugehörigen Vorgang.

8.9 Wenn der Betreiber Ihr Konto in Ihrer Ansicht öffnet (Vorschau)

Um Ihnen bei einer Frage zu helfen oder einen Fehler zu finden, kann der Betreiber Ihr Kundenkonto so öffnen, wie Sie es sehen. Dafür gelten drei feste Grenzen: Die Vorschau ist nur lesend – es lässt sich darin nichts ändern, buchen oder absenden –, sie endet nach höchstens 60 Minuten, und jeder Aufruf wird protokolliert (wer, wessen Konto, welche Seite, wann, von welcher IP-Adresse). Dasselbe gilt für Konten der Partnerbetriebe. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Unterstützung der Nutzer und Fehlersuche); Sie können dem nach Artikel 21 DSGVO widersprechen, dann helfen wir Ihnen ohne Einsicht weiter. Das Protokoll wird nach 12 Monaten gelöscht.

8a. Weitere Personen zu Ihrer Anfrage: Einladungen und Rollen

8a.1 Wenn Sie jemanden einladen

Sie können weitere Personen zu Ihrer Anfrage einladen und ihnen eine Rolle geben – Leser, Mitwirkender oder Entscheider. Wir verarbeiten dazu die von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse, einen frei gewählten Anzeigenamen, die Rolle, den Zeitpunkt der Einladung, ihre Annahme oder ihren Widerruf sowie die Vorgänge, die diese Person im Portal auslöst (Nachrichten, Notizen, Checklisteneinträge, bei Entscheidern auch Buchungen).

Eingeladene Personen sehen die Anfrage, die Angebote, die Notizen und Bewertungen, den Gesprächsfaden sowie Budget und Checkliste zu diesem einen Vorgang – nichts darüber hinaus und keine anderen Vorgänge Ihres Kontos.

Sie geben die Daten einer anderen Person ein. Dafür sind Sie selbst verantwortlich: Sie sichern zu, dass Sie berechtigt sind, diese Adresse anzugeben, und dass die Person mit der Einladung rechnet. Uns gegenüber ist die Verarbeitung erforderlich, um die von Ihnen gewünschte Funktion bereitzustellen.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zu Ihnen sowie Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Verhältnis zur eingeladenen Person – das berechtigte Interesse beider Seiten daran, eine Veranstaltung gemeinsam planen zu können. Die Einladung wird einmalig versendet, enthält keine Werbung und trägt einen Widerspruchslink, der ohne Anmeldung mit einem Klick wirkt.

8a.2 Information für eingeladene Personen (Artikel 14 DSGVO)

Wurden Sie eingeladen, gilt für Sie Folgendes:

9. E-Mails aus dem Portal: Versandprotokoll

9.1 Mailprotokoll

Über jede aus dem Portal versendete Nachricht führen wir Buch: Empfängertyp und -kennung, Empfängeradresse, Vorgangsbezug, Vorlage, Betreff, Zeitpunkt der Übergabe an den Mailserver und dessen Annahme, sowie – falls die Nachricht zurückläuft – Zeitpunkt und Grund der Unzustellbarkeit. Der Text ausgehender Nachrichten wird im Mailprotokoll nicht gespeichert, nur der Betreff. Eine Ausnahme ist die Archivnachricht bei Vertragsschluss nach Ziffer 5.3.

Das ist ein Versandnachweis, keine Verhaltensbeobachtung. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hilfsweise Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Zustellkontrolle und Adresspflege).

9.2 Keine Messung des Leseverhaltens

Unsere Portalnachrichten enthalten keine Zählpixel und keine Links zur Messung von Klicks. Wir erfassen weder das Öffnen einer E-Mail noch das Anklicken der darin enthaltenen Links. Bereits versendete Umleitungslinks führen weiterhin zum vorgesehenen Ziel, ohne eine Messung auszulösen.

Die Protokolldaten löschen wir spätestens 12 Monate nach Abschluss des jeweiligen Vorgangs.

9.3 Kontaktmöglichkeiten am Angebot

Bei Angeboten können Sie den gemeinsamen Chat nutzen oder die hinterlegte Geschäftstelefonnummer beziehungsweise E-Mail-Adresse des Anbieters öffnen. Klicks auf Telefon- und E-Mail-Links zählen wir ausschließlich als Tagesummen je Kontaktweg, um die Kontaktmöglichkeiten im Portal zu verbessern. In dieser Statistik speichern wir keine Kunden-, Anbieter- oder Angebotskennung, keine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, keine IP-Adresse und keine Browserkennung. Es entstehen keine individuellen Klickverläufe. Der Versand einer E-Mail oder das Zustandekommen eines Telefonats wird nicht erfasst.

Die bestehende Anmeldung wird nur genutzt, um den Zugriff auf das Angebot zu prüfen. Eine zufällige Übertragungskennung wird zur Vermeidung von Doppelzählungen höchstens zehn Minuten im serverseitigen Zwischenspeicher gehalten; dafür werden keine zusätzlichen Cookies oder Browser-Speicher verwendet. Die Kontaktdaten funktionieren unabhängig von der Zählung. Zur Gegenüberstellung werden die bereits gespeicherten Kundennachrichten im Portal zusammengefasst gezählt, ohne Nachrichteninhalte in die Statistik zu übernehmen. E-Mail-Antworten sind in diesem Chatvergleich nicht enthalten.

9a. Nutzungsmessung im Portal

9a.1 Was gemessen wird

Im angemeldeten Kundenkonto messen wir drei Dinge:

Messwert Wie erhoben
Download eines Angebots (Angebots-PDF) auf dem Server gezählt, beim Abruf der Datei
Verweildauer auf der Vorstellungsseite eines Partnerbetriebs und im Angebotsvergleich im Browser gemessen und beim Verlassen der Seite an unseren Server gemeldet
Scrolltiefe – der erreichte Anteil der Seite in Prozent und die dabei gesehenen Abschnitte ebenso

Gespeichert werden Messwert, Zeitpunkt, die betroffene Seite oder das betroffene Angebot und die Zuordnung zu Ihrem angemeldeten Kundenkonto.

9a.2 Keine Speicherung auf Ihrem Endgerät (§ 25 TDDDG)

Die Messung im Browser läuft über einen kleinen Programmteil, der die Werte unmittelbar an unseren Server meldet („Beacon"). Dabei wird kein Cookie gesetzt, keine Kennung im Endgerät gespeichert und nichts aus Ihrem Endgerät ausgelesen. Damit liegt weder ein Speichern von Informationen in Ihrer Endeinrichtung noch ein Zugriff auf dort gespeicherte Informationen im Sinne des § 25 Abs. 1 TDDDG vor; eine Einwilligung nach dieser Vorschrift ist deshalb nicht erforderlich. Die Zuordnung erfolgt allein über die bereits bestehende, technisch notwendige Anmeldesitzung (Ziffer 16).

Für die anschließende Verarbeitung der so übermittelten Daten gilt die DSGVO; maßgeblich ist Ziffer 9a.3.

9a.3 Rechtsgrundlage und Interessenabwägung

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9a.4 Ihr Widerspruchsrecht – ein Schalter genügt

Sie können der Nutzungsmessung jederzeit nach Artikel 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen. Dafür genügt in Ihrem Kundenkonto der Schalter „keine Nutzungsmessung". Ab dem Umlegen erheben wir zu Ihnen keine Messwerte mehr; bereits erhobene Einzelwerte löschen wir. Eine Begründung verlangen wir nicht, und Nachteile entstehen Ihnen daraus nicht – weder für Ihre Anfrage noch für die Angebote, die Sie erhalten. Ebenso genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@smavendo.com.

10. Ihre Antworten per E-Mail (Posteingang)

Unsere Nachrichten tragen eine Antwortadresse mit einer Vorgangskennung (zum Beispiel a-2026-0417-x8k2@antwort.smavendo.com). Antworten Sie darauf, wird Ihre Nachricht automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und dort gespeichert: Absender, Anzeigename, Betreff, Text und etwaige Anhänge. Dasselbe gilt für Nachrichten an unsere Adressen hello@, anfrage@ und anbieter@, soweit sie sich einem Vorgang zuordnen lassen.

Der Text wird ohne die zitierte Vorgeschichte und auf höchstens 20.000 Zeichen gekürzt gespeichert. Anhänge (PDF und Bilder bis 15 MB) liegen auf einem nicht öffentlich abrufbaren Speicher.

Technische Zustellkopfzeilen speichern wir nicht – insbesondere nicht die Received-Zeilen mit den IP-Adressen der beteiligten Server, nicht die Authentifizierungsergebnisse und nicht die Spam-Bewertungen fremder Systeme. Abgerufen werden ausschließlich unsere eigenen Postfächer.

Zweck ist allein die Bearbeitung Ihres Vorgangs. Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen diese Nachrichten spätestens 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs.

11. Meldungen über einen Partnerbetrieb

Melden Sie über das Portal einen Partnerbetrieb, speichern wir den gewählten Grund, Ihren Freitext, den betroffenen Betrieb, das betroffene Angebot, Ihre Kennung als meldende Person und den Bearbeitungsstand.

Dem gemeldeten Betrieb wird nicht mitgeteilt, wer sich gemeldet hat. Er erhält zu einer Meldung weder eine Benachrichtigung noch einen Statushinweis; was auffällt, fließt ohne Nennung der Quelle in das regelmäßige Partnergespräch ein.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Qualitätssicherung im vermittelten Netzwerk und der Schutz weiterer Kundinnen und Kunden. Die Interessen des gemeldeten Betriebs sind berücksichtigt, indem eine Meldung allein keine Maßnahme auslöst, sondern Anlass für ein Gespräch ist, und indem der Betrieb im Partnergespräch Gelegenheit zur Stellungnahme erhält. Ihre Interessen als meldende Person sind durch die Vertraulichkeit gewahrt.

12. KI-gestützte Auswertung (Mistral AI)

12.1 Wofür

Wir setzen ein Sprachmodell für fünf Aufgaben ein:

  1. Anbietervorschlag je Anfrage – welche Betriebe passen fachlich? Das Modell prüft nur die Passung; eine Rangfolge bildet es nicht, die Reihenfolge wird gelost (§ 2.4 der AGB). Das Ergebnis ist ausschließlich im Betreiberbereich sichtbar. Weder Sie noch die Partnerbetriebe sehen es.
  2. Angebotsauswertung – was deckt ein abgegebenes Angebot ab, was nicht, was ist offen? Das Ergebnis erscheint als Karte im Angebotsvergleich; der jeweilige Partnerbetrieb sieht die Auswertung nur seines eigenen Angebots.
  3. Prüfung von Rückfragen der Partnerbetriebe – steht die Antwort schon in Ihren Eventdetails oder in einer Antwort, die Sie einem anderen Betrieb gegeben haben? Einzelheiten in Ziffer 12.5.
  4. Auslesen von Angebotsdateien – schickt ein Partnerbetrieb sein Angebot als PDF, liest das Modell daraus Positionen, Preise, Gültigkeit und Stornobedingungen aus und belegt damit die Eingabefelder vor. Der Partnerbetrieb prüft und bestätigt jeden Wert, bevor das Angebot Sie erreicht; maßgeblich ist stets seine bestätigte Angabe (§ 4.5 der AGB). Bei einem Vorab-Angebot (Ziffer 5.2) steht das Originaldokument daneben.
  5. Formulierungshilfe im Anfrageformular auf smavendo.com – aus Ihrer freien Beschreibung schlägt das Modell passende Leistungsbausteine vor. Übermittelt wird nur der Text, den Sie in das Beschreibungsfeld schreiben, und nur, wenn Sie auf „Vorschlag machen" klicken; ohne Klick findet keine Übermittlung statt. Gespeichert wird dabei nichts. Übernommen wird nur, was Sie im Formular stehen lassen.

Die Auswertung nach Nummer 2 trägt im Portal den Hinweis „Zusammenfassung KI-gestützt erstellt; verbindlich ist das Angebot des Anbieters" bzw. – nach Prüfung durch uns – „KI-gestützt erstellt und von uns geprüft". Der Originaltext bleibt unverändert daneben stehen.

12.2 Was übermittelt wird – und was nie

Übermittelt werden ausschließlich fachliche Eckdaten: Anlass, Termin oder Zeitraum, Gästezahl oder -stufe, Ort und Postleitzahl, Region, Kategorien und Bausteine, Budgetrahmen, Stand der Location, Ihre Freitexte und Nachricht sowie – aufseiten der Betriebe – Firmenname, Kategorien, Regionen, Kapazität, Preisspanne, Kurzbeschreibung und die Angaben des jeweiligen Angebots einschließlich des Textes angehängter PDF-Dateien.

Nie übermittelt werden: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr Firmenname, die Namen der Ansprechpersonen der Betriebe, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Bewertungen und interne Notizen. Eine Grenze hat das bei Angebotsdateien der Betriebe: Steht in einem PDF der Name einer Ansprechperson des Betriebs, lässt er sich nicht zuverlässig erkennen und kann im übermittelten Text enthalten sein.

Zusätzlich läuft jeder Freitext vor der Übermittlung durch eine Bereinigung: E-Mail-Adressen werden durch [E-Mail entfernt], Zahlenketten ab acht Ziffern durch [Telefonnummer entfernt] ersetzt. Datumsangaben, Mengen und Beträge bleiben erhalten, weil der Vorgang ohne sie nicht auswertbar wäre.

12.3 Dienstleister und Ort der Verarbeitung

Eingesetzt wird die offizielle Programmierschnittstelle von

Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich.

Mistral AI ist für uns Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrages nach Artikel 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in ein Drittland ist damit nicht verbunden. Die übermittelten Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einer zügigen, vergleichbaren und für Sie lesbaren Aufbereitung von Anfragen und Angeboten. Ihre Interessen sind dadurch gewahrt, dass keine Kontaktdaten übermittelt werden, dass die Freitexte bereinigt werden, dass die Verarbeitung in der EU stattfindet und dass kein Training stattfindet.

Sie können dieser Verarbeitung nach Artikel 21 DSGVO widersprechen (datenschutz@smavendo.com). Wir bearbeiten Ihren Vorgang dann ohne KI-Unterstützung; Nachteile entstehen Ihnen daraus nicht.

12.4 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Artikel 22 DSGVO findet nicht statt. Das Modell macht einen Vorschlag und fasst zusammen; über die Zuordnung von Anfragen, die Freigabe von Betrieben, die Reihung, die Rückmeldung an Sie und jede Vertragsfrage entscheidet eine Person bei Smavendo. Über die Annahme eines Angebots entscheiden ausschließlich Sie.

12.5 Prüfung von Rückfragen der Partnerbetriebe

Wofür. Bevor ein Partnerbetrieb Ihnen eine Rückfrage sendet, prüfen wir, ob die Antwort bereits vorliegt – in Ihren Eventdetails (Ziffer 5b) oder in einer Antwort, die Sie einem anderen Partnerbetrieb auf dessen Rückfrage zu derselben Anfrage gegeben haben. Ziel ist, dass Sie dieselbe Frage nicht mehrfach beantworten müssen.

Was übermittelt wird. An Mistral AI (Ziffer 12.3) gehen ausschließlich

Nicht übermittelt werden Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname und die genaue Adresse des Veranstaltungsortes sowie Firmenname und Kennung der beteiligten Partnerbetriebe. Die Frage-Antwort-Paare gehen anonymisiert ein: ohne die Angabe, welcher Betrieb gefragt hat. Die Bereinigung der Freitexte nach Ziffer 12.2 wird auch hier angewandt.

Wer das Ergebnis erhält. Ausschließlich der fragende Partnerbetrieb. Kein Betrieb erfährt, welcher andere Betrieb etwas gefragt hat oder wie viele Betriebe Ihrer Anfrage zugeordnet sind. Der Betrieb kann seine Rückfrage trotzdem senden; das Portal sperrt nichts.

Zwischenspeicher. Das Prüfergebnis wird zehn Minuten zwischengespeichert – damit dieselbe Prüfung beim Überarbeiten einer Frage nicht mehrfach ausgeführt wird – und danach verworfen.

Protokoll. Sieht ein Betrieb nach dem Hinweis von seiner Rückfrage ab, entsteht dazu ein Eintrag im Ablauf-Log des Vorgangs (Zeitpunkt, Vorgang, Ereignisart). Der Inhalt der Frage gelangt nicht in das Ablauf-Log.

Übernahme in die Eventdetails. Sie können eine Antwort aus einem Gespräch mit einem Klick in Ihre Eventdetails übernehmen. Erst dann ist sie für alle zugeordneten Betriebe offen sichtbar und trägt den Vermerk „aus Rückfragen übernommen". Ohne Übernahme wird ihr Inhalt nur im Rahmen dieser Prüfung verwendet.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse daran, Ihnen Mehrfachfragen zu ersparen und den Vorgang für beide Seiten zügig zu halten. Ihre Interessen sind gewahrt, weil keine Kontaktdaten übermittelt werden, weil die Betriebe anonymisiert sind, weil die Verarbeitung in der Europäischen Union stattfindet, weil kein Training stattfindet (Ziffer 12.3) und weil das Ergebnis nach zehn Minuten verworfen wird. Sie können auch dieser Verarbeitung nach Artikel 21 DSGVO widersprechen (datenschutz@smavendo.com); die Partnerbetriebe fragen dann wieder ungeprüft, Nachteile entstehen Ihnen daraus nicht.

Ziffer 12.4 gilt auch hier: Über das Absenden einer Rückfrage entscheidet der Partnerbetrieb, nicht das Modell.

13. Bewertungen und Notizen

13.1 Bewertung nach der Veranstaltung (öffentlich, aggregiert)

Nach der Veranstaltung laden wir Sie ein, den Partnerbetrieb zu bewerten. Wir speichern die Sternebewertung, den freiwilligen Text, die Zuordnung zu Buchung, Kunde und Betrieb sowie den Freigabestand.

Veröffentlicht werden Bewertungen nur aggregiert – als Anzahl und Durchschnittswert je Betrieb. Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht. Vor der Veröffentlichung prüft und gibt der Betreiber die Bewertung frei; geprüft wird auf die Zuordnung zu einer tatsächlichen Buchung und auf Rechtsverstöße, nicht auf Inhalt oder Tonlage. Der bewertete Betrieb erhält eine Kopie der Bewertung.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung mit der Abgabe der Bewertung), für die Prüfung und aggregierte Anzeige zusätzlich Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Qualitätsdarstellung). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; wir löschen die Bewertung dann.

13.2 Ihre Bewertung und Ihre Notizen zu einzelnen Angeboten (nicht öffentlich)

Während des Vergleichs können Sie zu jedem einzelnen Angebot eine Bewertung von einem bis fünf Sternen und eine Notiz im Freitext erfassen. Wir speichern Sterne, Notiztext, das betroffene Angebot, die erfassende Person und den Zeitpunkt.

Einsehen können das nur Sie selbst, die von Ihnen eingeladenen Personen (Ziffer 8a) und der Betreiber. Der bewertete Partnerbetrieb erhält weder die Notiz noch die einzelne Bewertung – zu keinem Zeitpunkt, auch nicht nach einer Buchung und auch nicht in anonymisierter Form.

Der Partnerbetrieb erhält ausschließlich einen Durchschnittswert seiner Angebote und den Vergleich mit dem Durchschnitt aller Betriebe im Portal, und auch diesen erst, wenn mindestens fünf verschiedene Kundinnen und Kunden eines seiner Angebote bewertet haben. Unterhalb dieser Schwelle wird nichts angezeigt. Notiztexte fließen in keine Anzeige ein, in keiner Form.

Zweck ist Ihre eigene Entscheidungsfindung sowie – für den aggregierten Wert – die Beratung des Partnerbetriebs zur Qualität seiner Angebote im regelmäßigen Partnergespräch.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Erfassung und Anzeige in Ihrem eigenen Vorgang; für die aggregierte Auswertung gegenüber dem Partnerbetrieb Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung im vermittelten Netzwerk). Ihre Interessen sind dadurch gewahrt, dass der Betrieb keine Einzelwerte und keine Texte erhält, dass die Schwelle von fünf verschiedenen Personen einen Rückschluss auf eine einzelne Bewertung verhindert und dass Sie Notizen und Bewertungen jederzeit ändern und löschen können.

13a. Feedback zum Portal

Im Kundenbereich und im Partnerportal gibt es unten rechts den Knopf „Feedback“. Darüber können Sie uns freiwillig mitteilen, was Ihnen am Portal gefällt, was fehlt oder was nicht funktioniert.

14. Daten der Partnerbetriebe

14.1 Registrierte Partnerbetriebe

Wir verarbeiten Firmenangaben (Firma, Anschrift, Kontaktdaten, Kategorien, Regionen, Kapazitäten, Leistungen, Preise, Bilder, Vorstellungstext), die Angaben der Ansprechperson, den Status im Portal, die zugestimmte Vertragsfassung samt Zeitpunkt und IP-Adresse sowie sämtliche Vorgangs-, Buchungs- und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kooperationsvertrag), für die Provisionsabrechnung zusätzlich Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufzeichnungspflichten).

14.2 Vorgangs- und Vermittlungsstatistik

Im Betreiberbereich werten wir je Kunde und Partnerbetrieb die im Portal vorliegenden Anfragen, Zuordnungen, Zusagen, abgegebenen und ausgewählten Angebote, Buchungen, Stornierungen und gemeldeten Netto-Auftragswerte aus. Dies dient der Bearbeitung paralleler Vorgänge, der Provisionsabwicklung und der Beurteilung des Vermittlungsverlaufs. Für erforderliche Vertragsdaten gilt Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für gesetzliche Nachweise lit. c und für die betriebliche Auswertung lit. f (Interesse an einer nachvollziehbaren und funktionsfähigen Vermittlung). Ansprechpartnerdaten werden auf die notwendige geschäftliche Kommunikation beschränkt.

Partnerbetriebe sehen nur ihre eigenen Vorgänge und Kennzahlen. Andere Kunden oder Partner erhalten keinen Zugriff auf fremde Statistiken. Private Kundennotizen, individuelle Bewertungsinhalte, E-Mail-Öffnungen und Klickverläufe fließen nicht in diese Auswertung ein. Fehlende Angaben werden als unbekannt ausgewiesen. Es erfolgt keine automatische Benachteiligung oder Änderung der Anbieterreihenfolge aufgrund dieser Statistik. Ihr Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen nach Artikel 6 Abs. 1 lit. f bleibt bestehen.

Die Statistik wird aus den vorhandenen Vorgängen errechnet und begründet keine zusätzliche Aufbewahrungsfrist für diese Vorgänge.

14.3 Recherchierte Betriebe ohne Portalkonto (Artikel 14 DSGVO)

Damit eine eingehende Anfrage auch dann beantwortet werden kann, wenn noch kein passender Partnerbetrieb registriert ist, führen wir Kandidaten: recherchierte Betriebe ohne Portalkonto.

Kategorien der Daten: Firmenname, Ort und Postleitzahl, Region, Website, allgemeine E-Mail-Adresse der Firma, Telefonnummer der Firma, Adresse eines Kontaktformulars, Kategorien und Unterkategorien, Hinweise zu Kapazität und Einsatzgebiet, Bewertungen nur aggregiert (Anzahl, Durchschnitt, Quelle), eine interne Notiz sowie zu jeder Zeile die Quelladresse und das Datum des Abrufs.

Herkunft (Artikel 14 Abs. 2 lit. f DSGVO): ausschließlich öffentlich zugängliche Quellen – die Website des Betriebs selbst, öffentliche Branchenverzeichnisse und öffentlich einsehbare Bewertungsportale. Die konkrete Quelle ist bei jedem Datensatz gespeichert und wird auf Anfrage genannt.

Was wir bewusst nicht erheben: Namen von Privatpersonen aus Impressen, Mobilfunknummern, persönliche E-Mail-Adressen und Bewertungstexte. Erfasst werden ausschließlich Firmenangaben.

Zweck und Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, für eingehende Kundenanfragen geeignete Betriebe zu finden und anzusprechen, und das Interesse des Betriebs an einer sachlich passenden Auftragsanfrage. Es handelt sich um geschäftliche Kontaktdaten, veröffentlicht zu genau dem Zweck, geschäftlich angesprochen zu werden.

Ansprache: Ein recherchierter Betrieb wird höchstens zweimal unaufgefordert angeschrieben, mit einem dokumentierten sachlichen Anlass, unter Beifügung des Kooperationsvertrages und mit vollständigem Impressum. Jede Nachricht enthält einen Widerspruchslink, der ohne Anmeldung mit einem Klick wirkt.

Wirkung des Widerspruchs (Artikel 21 DSGVO): Der Zeitpunkt wird vermerkt, die Adresse kommt auf eine Sperrliste, alle wartenden Nachrichten werden abgebrochen, und das Portal versendet an diese Adresse überhaupt keine Post mehr – auch keine Anfrage-Weiterleitungen. Auf Wunsch löschen wir den Datensatz vollständig; die Sperrliste bleibt bestehen, damit der Betrieb nicht bei der nächsten Recherche erneut aufgenommen wird.

Kandidaten sind für Kundinnen und Kunden im Portal nirgends sichtbar.

15. Empfänger, Speicherdauer und Drittlandbezug

15.1 Empfänger

Empfänger Wofür Grundlage
netcup GmbH, Karlsruhe Portalhosting Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
webgo GmbH, Hamburg E-Mail-Postfächer und Versand Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen Verschlüsselte Sicherungskopien Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
Mistral AI SAS, Paris KI-gestützte Auswertung (Ziffer 12) Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
Partnerbetriebe Angebotserstellung und Vertragsdurchführung eigenständige Verantwortliche (Ziffer 4.2), Art. 6 Abs. 1 lit. b
Kalenderdienst, den ein gebuchter Partnerbetrieb selbst nutzt (Ziffer 5.1) Anzeige des Termins im Kalender des Betriebs – ohne Ihren Namen und ohne Kontaktdaten vom Partnerbetrieb als eigenem Verantwortlichen veranlasst
Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung Buchhaltung, soweit erforderlich Art. 6 Abs. 1 lit. c
Google Ireland Ltd. / Microsoft Ireland Operations Ltd. nur bei Nutzung von Single Sign-on (Ziffer 3.3) Art. 6 Abs. 1 lit. a
OpenStreetMap Foundation, Cambridge (UK) nur wenn das statische Kartenbild eingeschaltet ist: Abruf des Bildes zur versetzten Koordinate (Ziffer 4.4) Art. 6 Abs. 1 lit. f; Drittland mit Angemessenheitsbeschluss
von Ihnen eingeladene Personen (Ziffer 8a) gemeinsame Planung Ihres Vorgangs Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f

Geokodierung, Standortversatz und Fahrzeitberechnung (Ziffer 4.4) laufen auf eigenen Servern von Smavendo; ein Kartendienst oder Routenanbieter erhält dabei keine Daten.

Eine Übermittlung an andere Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

15.2 Drittlandübermittlung

Smavendo selbst übermittelt im Portalbetrieb keine Daten in ein Drittland. Hosting, Sicherungen und E-Mail-Postfächer liegen in Deutschland, die KI-Verarbeitung in Frankreich.

Drei Ausnahmen sind möglich:

  1. Die freiwillige Anmeldung über Google oder Microsoft (Ziffer 3.3): Dabei ist eine Übermittlung in die USA nicht auszuschließen; beide Konzerne sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023, Artikel 45 DSGVO). Nutzen Sie den Anmeldelink, entfällt auch das.
  2. Das optionale statische Kartenbild (Ziffer 4.4): Ist es eingeschaltet, wird die versetzte Koordinate an die OpenStreetMap Foundation im Vereinigten Königreich übermittelt. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Artikel 45 DSGVO). Ist die Darstellung abgeschaltet, findet die Übermittlung nicht statt.
  3. Das Kalenderabonnement eines gebuchten Partnerbetriebs (Ziffer 5.1): Nutzt der Betrieb einen Kalenderdienst mit Servern in den USA, ruft dieser Termin, Anlass, Buchungsnummer, Postleitzahl und Ort sowie die Gästezahl ab – nicht Ihren Namen und keine Kontaktdaten. Das veranlasst der Betrieb als eigener Verantwortlicher.

15.3 Speicherdauer

Daten Frist
Mailprotokoll, eingegangene E-Mails samt Anhängen 12 Monate nach Abschluss des Vorgangs
Vorgangs-, Buchungs-, Auftragsbestätigungs- und Abrechnungsdaten, soweit steuerrelevant 10 Jahre, § 147 Abs. 1, Abs. 3 AO (Beginn mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist)
übrige Vorgangsdaten ohne Steuerrelevanz 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs, angelehnt an die regelmäßige Verjährungsfrist (§§ 195, 199 BGB)
Zustimmungsprotokoll zu AGB, Widerruf, Kooperationsvertrag wie der zugehörige Vorgang
Server-Logfiles (Ziffer 2) höchstens 14 Tage
Protokoll der Betreiber-Vorschau (Ziffer 8.9) 12 Monate
Archivnachrichten zum Vertragsschluss (Ziffer 5.3) wie die steuerrelevanten Vorgangsdaten
Bewertungen nach der Veranstaltung (Ziffer 13.1) bis zum Widerruf der Einwilligung
Notizen und Angebotsbewertungen (Ziffer 13.2) bis Sie sie löschen, bis zur Löschung Ihres Kontos, längstens 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs
Einzelwerte der Nutzungsmessung (Ziffer 9a) 90 Tage; danach nur noch Mittelwerte ohne Personenbezug
Versetzte Koordinate und Geokoordinate einer Anfrage (Ziffer 4.4) wie die zugehörigen Vorgangsdaten
Einladungen und Rollen (Ziffer 8a) wie der zugehörige Vorgang; nach Widerspruch wird die Adresse sofort gelöscht
Nachrichten im Gespräch samt allen früheren und zurückgezogenen Fassungen (Ziffern 8.3, 8.4) wie die übrigen Vorgangsdaten – 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs
Anhänge im Gespräch (Ziffer 8.5) wie die zugehörige Nachricht
Zeitstempel für die Reaktionszeit (Ziffer 8.7) wie die zugehörige Nachricht; der aggregierte Median wird ohne Personenbezug zum Kunden fortgeschrieben
Einstellungen Ruhezeit und Stummschaltung (Ziffer 8.6) bis Sie sie ändern, längstens bis zur Löschung Ihres Kontos
Budget und Checkliste (Ziffer 5a) bis zur Löschung des Kontos, längstens 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs
Eventdetails (Ziffer 5b) und Ergebnisse des Abgleichs (Ziffer 5c) wie die übrigen Vorgangsdaten – 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs
Zwischenspeicher der Rückfrageprüfung (Ziffer 12.5) 10 Minuten
Kandidatendaten (Ziffer 14.3) bis zum Widerspruch, längstens 3 Jahre nach dem letzten Kontakt
Sperrliste (widersprochene Adressen) dauerhaft – sie ist die Umsetzung Ihres Widerspruchs

Bei einer Löschung Ihres Kontos werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift unwiderruflich anonymisiert; auch die Empfängeradressen im Mailprotokoll werden überschrieben. Versandzeitpunkte bleiben als Versandnachweis stehen – ohne die Adresse sind sie keiner Person mehr zuzuordnen. Vorgänge und Abrechnungen bleiben in anonymisierter Form bestehen, soweit sie aufbewahrungspflichtig sind. Vorgänge, aus denen keine Buchung wurde, werden dabei sofort bereinigt.

Wann ein Vorgang als abgeschlossen gilt. Mit Buchung: wenn die Veranstaltung vorbei und die Abrechnung erledigt ist. Ohne Buchung: 30 Tage nach dem angefragten Termin, bei einer Anfrage ohne Termin nach 180 Tagen ohne Bewegung, bei Stornierung oder Ablehnung sofort.

Wie gelöscht wird. Ein täglicher Löschlauf arbeitet diese Fristen ab. Drei Jahre nach Abschluss entfernt er aus einem Vorgang Ihre Freitexte, die genaue Adresse, Nachrichten samt früheren Fassungen und Anhängen, Eventdetails, Checkliste, Notizen und die KI-gestützten Zusammenfassungen. Stehen bleibt, was als Handelsbrief oder Beleg aufzubewahren ist: Angebot, Buchung, Auftragsbestätigung, Abrechnung und das Zustimmungsprotokoll. Ein Kundenkonto, das drei Jahre lang weder eine Anmeldung noch einen Vorgang hatte, wird gelöscht; 30 Tage vorher schreiben wir Ihnen, und eine Anmeldung in dieser Zeit genügt, um es zu behalten. In den verschlüsselten Sicherungskopien verschwinden gelöschte Daten mit deren Ablauf, spätestens nach zwölf Monaten.

16. Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Smavendo stellt die Cookie-Verwaltung selbst und ohne externen Einwilligungsdienst bereit. Die jederzeit erreichbare Seite Cookies und externe Inhalte nennt die tatsächlichen Cookie-Namen, die aktuell konfigurierte Sitzungsdauer und die weiteren Speicherfunktionen.

Notwendige Funktionen: Das Sitzungscookie und XSRF-TOKEN ermöglichen die Anmeldung und schützen Formulare. Sie werden beim Benutzen des Portals erneuert. Für die ausdrücklich gewünschte Bereitstellung sind sie nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne zusätzliche Einwilligung erforderlich. Verbindungs- und Sicherheitsdaten werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO verarbeitet. Die Option „30 Tage angemeldet bleiben“ setzt nur nach Ihrer eigenen Auswahl ein entsprechendes remember_web_*-Cookie. Darstellungseinstellungen und gegebenenfalls der Zwischenstand des Anfrageformulars werden im lokalen Browserspeicher abgelegt; Einzelheiten und Fristen stehen auf der Cookie-Seite.

Ihre Cookie-Auswahl: Erst nach Ihrer Entscheidung speichern wir die freigegebenen Dienste, den Zeitpunkt und die Fassung dieser Auswahl unter smavendo-portal-einwilligung im lokalen Speicher Ihres Browsers. Die Auswahl gilt höchstens 180 Tage und nur für die jeweilige Portaladresse und dieses Browserprofil. Sie wird nicht als Werbekennung verwendet und nicht mit Ihrem Konto verknüpft. Ohne erlaubten lokalen Speicher gilt sie nur für den aktuellen Seitenaufruf. Diese notwendige Speicherung dient der Beachtung Ihrer Entscheidung.

Externe Karten und Videos: OpenStreetMap, YouTube und Vimeo bleiben vor Ihrer Einwilligung technisch blockiert. Sie können jeden Dienst getrennt erlauben oder ein einzelnes Element nur für den aktuellen Seitenaufruf laden. Die Anbieter erhalten dabei Ihre IP-Adresse, Browserdaten sowie den Kartenausschnitt oder die Videonutzung. Gerätespeicherung und Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere bei den Videoanbietern in den USA, sind möglich. Anbieter, Zwecke und deren Datenschutzinformationen finden Sie direkt im Dialog und auf der Cookie-Seite. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit auf Ihr Endgerät zugegriffen wird, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Widerruf: „Cookie-Einstellungen“ ist im Seitenfuß bzw. auf Anmeldeseiten erreichbar. Mit „Nur notwendige“ nehmen Sie die optionalen Freigaben zurück. Geladene Einbettungen werden entfernt; bereits übermittelte Daten können dadurch nicht zurückgeholt werden. Fremde Cookies und Speicher entfernen Sie über die Website-Daten Ihres Browsers. Anmeldung und Portalnutzung bleiben bei einer Ablehnung möglich. Eigene Statistik- oder Werbetracker werden durch den Cookie-Dialog nicht eingeschaltet. Push und App-Installation werden separat von Ihnen gestartet und sind nicht Teil einer pauschalen Cookie-Zustimmung.

17. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte:

Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt. Das betrifft in dieser Erklärung insbesondere die Ziffern 5 (Ablauf-Log), 5.3 (Vertragsarchiv), 4.4 (Standortversatz und optionales Kartenbild), 8 (Einsicht in Nachrichten), 8.9 (Betreiber-Vorschau), 8a (Einladungen weiterer Personen), 9 (Versandprotokoll), 9a (Nutzungsmessung), 11 (Meldungen), 12 (KI-gestützte Auswertung, einschließlich der Prüfung von Rückfragen nach Ziffer 12.5), 13.2 (aggregierte Angebotsbewertungen), 14.2 (Vermittlungsstatistik) und 14.3 (recherchierte Betriebe).

Für die Nutzungsmessung nach Ziffer 9a genügt der Schalter „keine Nutzungsmessung" in Ihrem Kundenkonto; einer Begründung bedarf es dort nicht, und wir setzen dem nichts entgegen.

Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ihre Rechte machen Sie formlos geltend unter datenschutz@smavendo.com oder unter der Anschrift in Ziffer 1. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

18. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Artikel 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 27, 91522 Ansbach Telefon +49 981 180093-0 E-Mail poststelle@lda.bayern.de www.lda.bayern.de

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.

19. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angaben in der Anfrage – Kontaktdaten, Termin, Ort, Gästezahl und gewünschte Leistungen – sind für die Vermittlung erforderlich. Ohne sie können wir keine Anfrage weiterleiten und Sie erhalten keine Angebote; ein Vertrag kann dann nicht zustande kommen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

Alle darüber hinausgehenden Angaben – Budgetrahmen, Freitexte, Anschrift, Bewertung, Anmeldung über Google oder Microsoft, die Freigabe der genauen Adresse (Ziffer 4.4), das Einladen weiterer Personen (Ziffer 8a), Budget und Checkliste (Ziffer 5a) sowie die Eventdetails (Ziffer 5b) – sind freiwillig. Aus ihrem Fehlen entsteht Ihnen kein Nachteil außer dem, dass das Angebot weniger genau auf Sie zugeschnitten ist.

20. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung, die Technik oder die Rechtslage ändert. Jede Fassung trägt eine Bezeichnung und ein Datum. Die jeweils geltende Fassung ist im Portal abrufbar; frühere Fassungen halten wir bereit und nennen sie Ihnen auf Anfrage.

Smavendo · Inhaber Korbinian Krinner Lorenz · Mozartstraße 22, 82319 Starnberg · datenschutz@smavendo.com · Fassung 2026-09-20 · Stand 20. September 2026

Fassung 2026-09-20. Für Ihre Buchung gilt die Fassung, die wir Ihnen mit der Buchungsbestätigung als PDF geschickt haben.

Smavendo · Korbinian Krinner Lorenz · Mozartstraße 22, 82319 Starnberg · Telefon +49 170 1477568
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